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Gestion électronique des documents: une révolution

Plus de documents ni de classeurs dans les bureaux. À la Régie du Rhône, la paperasse a disparu. Tout le travail administratif s’effectue par le biais de l’informatique.

«Nous sommes capables de défier les lois de la pesanteur, mais nous nous trouvons submergés par la paperasse.» Qui l’a dit ? Certainement pas la Régie du Rhône, mais Wernher von Braun, père médiatique de la fusée Saturne V qui mit l’homme sur la lune. Il est vrai, qu’à son époque, la puissance des ordinateurs géants ne dépassait guère celle d’un portable d’aujourd’hui.

Nicolas Dupont

« La Régie du Rhône n’entend pas vaincre la pesanteur terrestre, mais la paperassière », nuance Nicolas Dupont, Directeur financier. Pendant deux ans, il a dirigé un groupe de travail qui a conduit à cette petite révolution. « Désormais, poursuit-il, l’informatique sait prendre en charge le répétitif et l’encombrant. De plus, le déménagement dans nos locaux ultramodernes et « intelligents » fournissait la meilleure des incitations à tout changer. C’est fait. L’ensemble des archives a été mémorisé sur disques durs : les baux de quelque 20’000 locataires, la myriade d’avenants, la masse du courrier à conserver. Tous les écrits entrants sont systématiquement scannés avant même d’être lus et distribués, tous les sortants sont enregistrés sur des mémoires centrales. Et tous demeurent accessibles depuis l’ensemble du réseau interne. Certes, quelques filtres de confidentialité protègent certaines informations, mais la systématique du partage en ligne alimente chaque collaborateur en information pertinente, totale et actualisée. La disparition des rangées de classeurs (ou leur relégation dans une archive centrale) allège et accélère le travail individuel et, plus encore, le travail partagé des 115 collaborateurs. Elle dope l’efficacité. »

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